Informações que devem ser disponibilizadas às autoridades competentes em qualquer situação:

• Nome, endereço do fornecedor, natureza dos produtos por ele fornecidos
• Nome, endereço do cliente, natureza dos produtos por lhe foram entregues
• Data da transação/entrega

Informações adicionais cuja conservação é altamente recomendada

• Volume ou quantidade
• Número de lote se existir
• Uma descrição mais pormenorizada do produto (produto a granel ou pré-embalado, variedade do fruto/produto hortícola, produto cru ou transformado)

As crises alimentares registadas no passado revelaram que o rastreio comercial dum produto (faturas) não foi suficiente para seguir o fluxo físico dos produtos. É essencial que o sistema de rastreabilidade de cada operador de empresa do setor alimentar seja concebido de forma a seguir o fluxo físico dos produtos: a utilização de notas de entrega ou o registo do endereço das unidades de produção asseguraria uma rastreabilidade mais eficaz.

O artigo 18.º não prevê um período mínimo para a conservação dos registos no entanto, o Comité sugere, tendo em conta a regra geral aplicada aos documentos comerciais, arquivados por um período de cinco anos para efeitos de controlo fiscal, os registos de rastreabilidade a contar da data de fabrico ou de entrega, seriam conservados consoante o tipo de produtos:

• Produtos sem prazo de validade especificado - cinco anos
• Produtos com prazo de validade superior a cinco anos - Até ao fim do prazo de validade acrescido de seis meses
• Produtos muito perecíveis, com uma data–limite de consumo inferior a três meses ou sem data especificada, destinados diretamente ao consumidor final – seis meses após a data de fabrico ou de entrega

Deve ser considerado que para além das disposições relativas à rastreabilidade, constantes do artigo 18.º do referido Regulamento, muitas empresas do setor alimentar poderão estar sujeitas a requisitos mais rigorosos, em termos de conservação de registos.